Однажды, бродя по ютубу в поисках откровений о продуктивности, я наткнулся на выступление Максима Дорофеева. Оно меня восхитило, потому что он говорил очень просто, живо, чередуя емкие факты, красивые примеры и интерактивные задачки. Они здорово иллюстрировали особенности нашего мышления, о которых шел разговор, и делали все выступление ярче и необычней. Наверное поэтому этот человек мне запомнился.
В дальнейшем я стал заглядывать на ютуб канал Максима, на котором он делился своими мыслями о продуктивности в виде коротких разговорных видео. Многие его идеи были мне очень близки, и я видел в них большой потенциал для себя. В какой-то момент я понял, что по сути эти видео являются небольшими отрывками идей из книги Максима, “Джедайские техники”. И я решил наконец познакомиться с первоисточником этого классного знания, что в конечном итоге полностью перевернуло мое мировоззрение и, как я узнал из книги, повысило уровень джедайской зрелости.
Пробы пера Ссылка на заголовок
С выбором основного инструмента ведения задач все было довольно просто. Максим сразу предупредил, что, цитата: “Нету идеальных инструментов, придется смириться”. Сейчас доступно много хороших todo приложений, но каждое в чем то окажется неудобным и придется изобретать обходные пути.
Я не долго думая решил выбрать тудуист, так как был знаком с ним по выпуску айти бороды. Интерфейс мне понравился и я начал пользоваться. Позднее я как-то уже прикипел к интерфейсу, и теперь уже не готов с ним расстаться.
Пару лет я экспериментировал, пробовал разные подходы к ведению задач, но всегда чего-то мне не хватало. Путь к оптимальной для себя методике продуктивности труден и тернист, быстро найти его не получается. Какой-то прогресс это мне дало, но обычно максимальный эффект повышения продуктивности сохранялся недолго. А в какой-то момент я настолько раскис что в момент кризиса не смог справиться с управлением собой и своими задачами.
Кризис Ссылка на заголовок
Точкой кипения для меня стал момент, когда на меня с трех сторон навалились две работы и магистрский диплом. Я стал все хуже обрабатывать входящие задачи, допускал много ошибок, делал задачи не из списка и в итоге получил негативный фидбек от заказчика, который пришлось потом активно исправлять усердной работой. Ситуация довольно быстро разрешилась, но оставила мне на память неприятный осадок.
Это дало мне некий волшебный пинок, и я решил полностью переосмыслить свою практику джедайских техник. Знать о такой замечательной системе личной продуктивности и неправильно ей пользоваться кажется мне весьма обидным обстоятельством.
С чистого листа Ссылка на заголовок
Последний кризис на работе ясно дал мне понять. Я уже два года пытаюсь пользоваться джедайскими техниками, но так и не уловил суть, раз со мной случаются такие неприятные казусы. Как только у меня выдалась свободная минутка, я решил пересмотреть некоторые видео Максима и провести работу над ошибками. Вот основные моменты, на которые я обратил свое внимание при переработке своего подхода.
Задачи, проекты и идеи Ссылка на заголовок
Один из основопологающих аспектов джедайских техник - разделять, задачи, проекты и идеи.
Да, мысль простая, довольно понятная, но действительно внедрить ее было тяжело. Я решил потратить столько мыслетоплива, сколько потребуется, но разделить их, собрав при этом в одну удобную и красивую систему.
Думаю тут важно сделать небольшую вставку для тех, кто совсем не понимает о чем речь.
Задачи
Это то, что надо делать, и понятно, как делать. Уже обуманные и хорошо сформулированные конкретные действия для нашего низкоосознанного состояния.
Проекты
Это то, что тоже надо делать, но перед этим нужно думать, как именно это делать. Перед тем как приступить к конкретным действиям по проекту, нам нужно выделить некоторые первые шаги в виде конкретных и понятных задач. Потом следующие шаги, и так до тех пор, пока мы не сможем считать проект завершенным.
Идеи
Идея - это такая сущность, про которую изначально непонятно, а нужно ли ее вообще делать. Идеи периодически приходят к нам в голову в контексте определенного эмоционального настроения. При детальном рассмотрении, изначально казавшаяся гениальной идея может быть совершенно неинтересной для реализации. Нужно всегда записывать идеи в список, чтобы они не мешались в голове, и не стестняться выкидывать неактуальные идеи, это экономит кучу времени и сил.
Также даю ссылку на видео Максима о задачах, проектах и идеях.
Ежедневный и еженедельный обзоры задач Ссылка на заголовок
В привычку должны войти практики ежедневного и еженедельного обзора задач.
Это тоже базовая практика из джедайских техник. Я использовал ее и раньше, но недостаточно скрупулезно. И в своей новой системе я полностью пересмотрел свой подход к этим обзорам.
Если кратко изложить суть обзоров, то получится следующий алгоритм работы с задачами.
Все задачи записываются в список входящих.
В рамках еженедельного обзора мы переносим в наш тудуист задачи из других источников, в моем случае это рабочие списки задач. А также просматриваем все задачи и проекты одним списком и выбираем себе задачи на следующую неделю.
В рамках ежедневного обзора мы разбираем свой инбокс с пришедшими за день задачами, и выбираем задачи на завтра из списка, составленного при еженедельном обзоре.
Такой подход стандартизует процесс работы с задачами, позволяет периодически просматривать весь список задач, чтобы не потерять ничего важного, а также чувствовать себя спокойней и уверенней.
Теперь давайте посмотрим, как эти две практики я использую в своих джедайских техниках. Но сначала немного о том, почему я использую именно todoist.
Почему именно todoist? Ссылка на заголовок
Он простой. Очень. В нем нет практически ничего лишнего, только нужные для записи задач инструменты.
Интерфейс. Он выделяется среди других тудушников, которые как будто друг у друга срисовывали элементы интерфейса. Всегда приятно пользоваться тем, что выглядит красиво, работает гладко и сделано с душой.
За простотой скрывается мощь и гибкость. Возможность создавать свои интеллектуальные фильтры при помощи текстовых запросов является ключевой фичей для интеграции джедайских техник.
Мой путь джедая Ссылка на заголовок
В этой статье я не буду подробно останавливаться на том, что из себя представляют джедайские техники, а настоятельно рекоммендую почитать книги или посмотреть видео на канале Максима Дорофеева. Он расскажет все гораздо лучше меня. Мне же интересно поделиться своим подходом, тем как я веду свои задачи и проекты.
У меня далеко не сразу получилось найти оптимальный для себя подход к ведению задач. Первые два года были чередой проб и ошибок, да и до сих пор я не до конца уверен что достиг полного просветления.
Ключевой момент для меня был - осознать, как правильно работать с задачами, проектами и идеями. Но начнем не с этого. Начнем с того, что как мы помним, оптимальных инструментов нет. И приходится подстраивать возможности конкретного инструмента под свою конкретную практику продуктивности. Для меня очень важны задачи и возможность быстро и удобно их создавать и группировать в проекты. Но также для меня огромную роль играют фильтры и метки, при помощи них я выстроил некоторый подход, который при своей простоте позволяет практиковать ежедневные и еженедельные обзоры красиво. Давайте по порядку.
Проекты Ссылка на заголовок
Самым сложным для меня было убедить самого себя, что сущность проекта в тудуисте по смыслу отличается от сущности проекта в джедайских техниках. Теперь я использую проекты тудуиста исключительно как контейнеры для задач или списков. Далее буду называть проекты тудуиста контейнерами, а под проектом иметь ввиду сущность проекта из джедайских техник.
Сейчас мой раздел проектов в тудуисте выглядит так:
Как видите, я использую иерархию контейнеров. На первом уровне иерархии у меня располагаются Список задач, проектов, идей, а также “список списков”. Рассмотрим каждый отдельно.
Tasks (Список задач)
Cтандартный контейнер для всех задач. Все входящие задачи в последствии перерабатываются, снабжаются всеми необходимыми деталями и переносятся в контейнер Tasks
Ideas (Список идей)
Все идеи я обязательно определяю в этот контейнер. К нему в комплекте идет периодическая задача, для просмотра списка идей. Если я завершаю часть активных текущих проектов, то могу при просмотре списка идей взять какую-то идею в работу и создать из нее проект. В таком случае идея отмечается сделанной и я приступаю уже к работе над проектом.
Ну и также бывает, что часть идей со временем кажутся не такими интересными и привлекательными как при создании, тогда я их удаляю. Мне кажется, понимание того, что не все идеи настолько хороши чтобы их делать черезвычайно полезно)
Projects (Список проектов)
С проектами все несколько сложнее. Поскольку сущность проекта в джедайских техниках сама по себе является довольно сложной и включает в себя список задач проекта, то элементами моего списка проектов в тудуисте являются не задачи, как например в случае с задачами и идеями, а тоже проекты. Тудуист позволяет такое делать благодаря наличию иерархии контейнеров.
Все новые проекты, которые создаются из идей, попадают в мой список проектов. Также в тудуисте есть возможность использовать такую иерархию для настройки отображения задач из всех проектов, но об этом позже.
Кроме того, такой подход к проектам позволяет контролировать объем задач. Я например стараюсь не держать активными более 3х проектов одновременно, чтобы не перегрузить себя.
Lists (Список списков)
Этот контейнер подобен списку проектов тем, что на втором уровне вложенности хранит список контейнеров. Контейнеры в этом списке являются просто какими-то списками, которые я использую для удобства в своих бытовых вопросах. Сейчас у меня есть в этом разделе список для чтения, куда я записываю книги, которые хотел бы когда-нибудь прочитать, спискок покупок и список практик.
Самый часто используемый список в этом разделе - список покупок, к нему я обращаюсь чаще всего. Там у меня записано все, что я бы хотел или планирую купить. От продуктов до более глобальных вещей, таких как пылесос или новый монитор.
Последний список выделяется от остальных. Там в виде задач, которые нельзя выполнить (фича тудуиста) у меня собраны разные полезные практики. Этот список я завел для того, чтобы в свободную минуту можно было к нему обратиться и выбрать какую-то полезную практику. Пока не очень распробовал этот прием, но мне кажется многим он также может быть полезен. Если мы снова возвращаемся к джедайским техникам, то это такой мой способ записать то, что можно было бы назвать образом жизни. Не могу сказать что я нашел в этом способе какую-то вселенскую истину для себя, но пока что у меня сделано именно так.
Может показаться, что такая структура слишком сложна, и неудобно потом будет заходить в каждый проект и просматривать там задачи. Полностью согласен, так оно и есть. И это было бы действительно неудобно в повседневном использовании, если бы не было фильтров и меток. Они позволяют гибко настроить удобные отображения для всех задач, чтобы в одном месте можно было сразу посмотреть только то, что нужно. О них я подробно расскажу в следующем разделе.
Фильтры и метки Ссылка на заголовок
Метки позволяют удобно группировать задачи, не используя контейнеры. А фильтры поддерживают достаточно гибкий механизм запросов, который позволяет просмотреть одним списком все задачи, которые вас интересуют. Я использую только самый минимум фильтров и меток, который позволяет мне упростить практику ежедневных и еженедельных обзоров.
Я считаю, что добавлять метки просто для красоты - пустая трата времени. Они должны помогать вам в вашем общении со своими задачами, иначе они просто бесполезны. Сейчас мои фильтры и метки устроены следующим образом:
Согласно GTD и джедайским техникам, все задачи сначала попадают в список входящих. Далее им присваевается время выполнения, контейнер, а также другая метаинформация. Затем в рамках еженедельного обзора мы выбираем себе задачи, которые хотим сделать на следующей неделе. Точнее не совсем так, в рамках еженедельного обзора мы определяем, из каких задач мы будем на следующей неделе выбирать себе задачи на следующий день.
Если бы у нас не было списка проектов, то мы могли бы просто сделать контейнеры позже и неделя. В моем случае мне удобно иметь отдельные контейнеры под каждый проект, но при этом сохранить единый список для ежедневного обзора.
Я делаю следующим образом. В рамках еженедельного обзора я просматриваю список, из всех задач из контейнера Tasks, а также из всех контейнеров с проектами.
Для этого у меня есть специальный фильтр Review.
Задачи, которые я бы хотел сделать на этой неделе, я помечаю меткой @waiting. И потом все задачи, которые отмечены этой меткой
показываются мне в другом фильтре, который используется при планировании следующего дня при ежедневном обзоре.
Также у меня есть возможность быстро добавить новые задачи из инбокса на неделе в список для ежедневного обзора, что тоже весьма удобно.Еще мой фильтр
показывает задачи, отмеченные метками @ITS и @EPAM. Ими я помечаю задачи, которые я в рамках еженедельного обзора перетащил к себе в тудуист из своих рабочих
трекеров задач. Ну и как вишенка на торте - если я выбираю из этого списка себе задачу на завтра, тоесть назначаю ей конкретный срок выполнения, то она из списка
пропадает. И наоборот, если я не успел сделать сегодня запланированную задачу и убрал у нее дату - она возвращается в этот список. Это супер удобно!
Еще я не рассказал про два вспомогательных фильтра, week clean и today clean. Их я использую для того, чтобы посмотреть, сколько я себе реальных задач запланировал
в такой-то день. Они просто удаляют из отображения задачи, которые отмечены меткой @RITUAL. А этой меткой, как вы могли догадаться, я помечаю
периодические задачи, которые у меня постоянно повторяются просто для того, чтобы я не забывал о каких то практиках и действиях.
Ну и для наглядности вот фильтрующие запросы, которые я использую в своих фильтрах, если хотите - можете скопировать их себе и попробовать:
Избранное Ссылка на заголовок
Простой и понятный, но от этого не менее удобный раздел избранное. Сюда можно добавить любой проект, фильтр или даже метку, чтобы иметь быстрый доступ к ним для просмотра определенных задач. У меня в избранном добавлены все фильтры, а также мой список покупок, так как мне удобно иметь туда максимально быстрый доступ в тот момент, когда я пытаюсь вспомнить в магазине, что мне нужно.
Приоритеты задач Ссылка на заголовок
В рамках джедайских техник приоритеты скорее излишни. Тутуист предоставляет 4 уровня приоритетов для задач, я их изредка использую для того, чтобы удобней отсортировать свои задачи на сегодня в списке отображения, так как проставить приоритет бывает удобней чем перетащить задачу выше, и в отображении работает автоматическая сортировка по приоритету.
Какое-то более серьезное проставление приоритетов не кажется мне особо осмысленным, так как в джедайских техниках используются другие приемы для выделения задач. Например, если какая-то задача считается важной, то вместо проставления ей высокого приоритета лучше переформулировать ее максимально просто и понятно, чтобы вам сразу захотелось ее сделать.
Заключение Ссылка на заголовок
Как вы видите, моя система не самая простая, но при этом она не содержит ничего лишнего, а главное - удобна именно для меня. Я потратил много времени на ее создание и внедрение в повседневную жизнь, но результат меня радует. Призываю вас к тому же: пробуйте, ищите свою схему для управления задачами, благо благодаря фильтрам, меткам и иерархии проектов тудуист позволяет настроить все очень гибко и удобно. Буду рад, если кому-то понравится мой подход и он найдет его также полезным и удобным для себя, значит я не зря писал эту статью. Спасибо за внимание, всем продуктивности!